Personalabteilung

Abwesenheiten einfach digital verwalten. Die Produktoption ITM.PerSys.Absenz ermöglicht es Urlaub und Fehlzeiten der Mitarbeitenden digital abzubilden und zu verwalten. Neben Standardfehlzeiten und Urlaubsarten können weitere kundenindividuelle Gründe im System hinterlegt werden. Darüber hinaus können Sie mit ITM.Absenz die automatische Übernahme des tariflichen Urlaubsanspruchs wie auch die individuelle Festlegung von Sonderregelungen für beispielsweise Umzug oder Lebensalter nutzen. Auch die Fristen für die Entgeltfortzahlung bei Mutterschutz und Elternzeit werden automatisch ermittelt. Für die Berechnung von Urlaubs- und Krankheitstagen greift ITM.Absenz auf das im Personalfall hinterlegte Arbeitszeitmodell zu. Auch Details, wie beispielsweise Schwerbehinderung, können berücksichtigt werden. Erfasste Fehlzeiten können Sie durch eine interne Schnittstelle in ITM.PerSys.Entgelt berücksichtigen.

Entlastung der Vorgesetzten durch SelfServices und digitale Wiedervorlageprozesse.Die Produktoption ITM.PerSys.Absenz kann durch ITM.PerSys.Absenz-MA erweitert werden. Personalwirtschaftliche Prozesse bei der Verwaltung von Urlauben können mit Hilfe von SelfServices optimiert werden. Die Produktoption steuert den Genehmigungsprozess zwischen den Führungskräften und Mitarbeitenden. Die Mitarbeitenden übernehmen Aufgaben bei der Verwaltung und Datenpflege des eigenen Urlaubs und können im persönlichen Kalender die eigenen Fehlzeiten einsehen. Für die Eingaben der Mitarbeitenden kann ein automatisierter Prozess mit Wiedervorlage bei den Verwaltungskräften in ITM.PerSys.Absenz aktiviert werden. Dies führt zu erhöhter Transparenz und effizienterer Prozessabwicklung.

Sie suchen eine Gesamtlösung für die Durchführung der Entgeltabrechnung? Dann nutzen Sie unsere modulare Anwendung passend zu Ihrem Bedarf. ITM.PerSys ist ein System zur ordnungsgemäßen Durchführung der Entgeltabrechnung sowie zur Erfassung und Verwaltung der für die Entgeltabrechnung benötigten und berechneten Daten.Die Lösung ITM.PerSys besteht aus mehreren, aufeinander aufbauenden Optionen. Sie deckt damit die unterschiedlichen fachlichen Bedarfe der Kund:innen ab und kann technisch unterschiedlich betrieben werden. Ziel ist ein möglichst hoher Grad der Anforderungserfüllung der Kundschaft und eine höchstmögliche Flexibilität bei möglichst geringen Kosten. Ergänzend bietet die ECKD GmbH die Erledigung einzelner Tätigkeiten bis hin zur Übernahme ganzer Geschäftsprozesse. Das Produkt ITM.PerSys baut zur Zeit auf der Software KIDICAP und PersonalOffice der Firma Gesellschaft für Innovative Personalwirtschaftssysteme mbH (GiP mbH) auf.

Nachhaltige Aktenpflege und verantwortungsvoller Umgang mit Ressourcen.Die Produktoption ITM.PerSys.Ergebnisakte umfasst das komplette Ergebnispaket (Drucklisten aus dem Personalabrechnungslauf) in digitaler Form. Die Dokumente stehen dadurch in einem elektronischen, digital recherchierbaren revisionssicheren Archiv zur Verfügung. Ein Postversand und der damit verbundene Ausdruck auf Papier kann dadurch abgelöst werden. Bei Bedarf kann auch lediglich ein Teil der Drucklisten, die in Papierform nicht mehr benötigt werden, vom Druck ausgeschlossen werden. Dieser steht dann ausschließlich elektronisch zur Verfügung. Dies leistet einen Beitrag zum Umweltschutz und trägt zum schonenden Umgang mit Ressourcen bei.

Eine digitale Personalakte ist ein wichtiger Treiber für schlanke Personalprozesse.  Die Entgeltabrechnung mittels ITM.PerSys bietet verschiedene Module, um den Arbeitsalltag der Anwender:innen zu erleichtern. Für schlanke und reibungslose Prozesse ist die Digitalisierung von zentraler Bedeutung. Hier hilft die digitale Personalakte! Gescannte Dokumente und fotografierte Belege können automatisiert übernommen werden.Das Dokumentenmanagement und die Archivierung bedienen, von der einfachen Abbildung der Vergütungsakte über eine allumfassende Personalakte bis hin zu einer ganzheitlichen Personalwesen- bzw. Unternehmensakte, unterschiedliche Anforderungen der Kund:innen. Mit der Produktoption ITM.PerSys.Personalakte bieten wir Ihnen eine Lösung, die eng an das Abrechnungssystem gekoppelt ist. Die Anlage von Personen- oder Stammdaten wie Personalnummer, Vor- und Nachname oder Arbeitgeberdaten und Abrechnungskreise ist nicht extra vorzunehmen, sondern wird aus dem Abrechnungssystem verwendet. Neuangelegte Personalfälle sind innerhalb einer Stunde in ITM.PerSys.Personalakte automatisch verfügbar.Sie können personenbezogene Dokumente im Sinne der klassischen papierhaften Personalakte im jeweiligen Personalfall manuell oder durch zugeordnete Metadaten automatisiert beim Dokumentenimport ablegen. Der Import von bestehenden Archiven in Papierform wird über Stapelverarbeitung im Import unterstützt. Das Archivsystem unterstützt mit umfangreichen additiv verwendbaren Filterfunktionen eine komfortable Lösung bei der Dokumentensuche wie auch bei der Prüfung des Bearbeitungszustands von einzelnen Dokumenten. Die Verwendung des Posteingangs ermöglicht die zentrale Verarbeitung des Erhalts von Postsendungen. In Verbindung mit der Nutzung des personalisierten Postkorbs kann die Dokumentenverteilung zur Abarbeitung Ihrer Sachbearbeiter abgewickelt werden.

Digitale Workflows für dienstliche Reisen. Die Produktoption ITM.PerSys.Travel ermöglicht Ihre Planung und Abrechnung von Dienstreisen mittels Genehmigungsworkflow. Das Steuer- und Sozialrecht, wie auch das Bundes- und Länderreisekostengesetz werden dabei berücksichtigt. Auch unternehmensinterne Richtlinien können zur Verwendung in ITM.Travel hinterlegt werden. Bei erhöhten Reisetätigkeiten in Organisationen oder einzelnen Organisationsteilen ist der manuelle und papiergestützte Bearbeitungsaufwand nicht unerheblich. Durch die Automatisierungsmöglichkeiten der Produktoption ITM.Travel kommt es durch zentral konfigurierbare Workflows zu einer erheblichen Arbeitserleichterung. Genehmigungsverfahren werden einmalig zentral vorgegeben und können auch in Abhängigkeit der Abteilungszugehörigkeit der Reisenden oder des Reisetyps unterschiedlich konzipiert werden (zum Beispiel Fortbildungsreisen, Inlands-, Auslandsreisen und Dienstgänge). Reisende, genehmigungsberechtigte Personen, Sekretariatsfunktionen und Prüfende erhalten automatisiert Einzel- oder Sammelreisen zur Bearbeitung. Ein weiterer Vorteil der Produktoption ITM.Travel ist, dass der zu versteuernde Bestandteil in ITM.PerSys.Entgelt automatisiert verarbeitet werden kann. Ebenso werden Erstattungsbeträge in die Finanzbuchhaltung übergeleitet oder über die Lohn- und Gehaltsabrechnung durch ITM.PerSys.Entgelt ausgezahlt. Belege können digital dem Reiseantrag oder der Reiseabrechnung zugeordnet werden. ITM.Travel bietet außerdem Funktionalitäten wie die Schnellerfassungen, das Kopieren von Reisen oder die Sammelabrechnung. Bei Kostenübernahmen durch die Reisenden kann mit ITM.Travel am Jahresende eine Steuerbescheinigung mit der Angabe von Werbungskosten erstellt werden. Weitere Datenauswertungen wie Kilometergeldaufstellung, M-Merkmal Berücksichtigung, Übersichten von Personen auf Reise etc. gehören zum Standard von ITM.Travel. Außerdem können über eine Sekretariatsfunktion Reisen für andere Personen erfasst und verwaltet werden. Hierdurch ist die zentrale Bearbeitung von zum Beispiel Reisetätigkeiten in Bezug auf Fortbildungen, ehrenamtliche Tätigkeiten, Ausbildung und Reisen von Führungskräften effizient möglich.